Métier secrétaire généraliste

Les secrétaires généralistes réalisent des tâches administratives et de bureau courantes, telles que la trame des correspondances, la planification des rendez-vous, l'organisation et la mise à jour de l'archivage (papier et électronique), et la transmission d'informations aux visiteurs ou par téléphone.

Tâches

• Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
• Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
• Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
• Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
• Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
• Fixe les rendez-vous et actualise les agendas.
• Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
• Prépare les ordres du jour et les convocations aux réunions, y participe et en établit les comptes rendus.
• Commande et gère les fournitures administratives.
• Actualise ses connaissances sur l'utilisation des logiciels et équipements de bureau (fax, photocopieurs, imprimantes, scanners, téléphone), et signale d'éventuels disfonctionnements.
• Sert des boissons, par exemple à sa hiérarchie et aux visiteurs.

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