Métier secrétaire de direction

Les secrétaires de direction apportent un soutien administratif de haut niveau à des responsables en suivant les besoins d'information et en réalisant des tâches administratives telles que la préparation des courriers, l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions et la gestion des agendas. Ils/elles peuvent aussi encadrer un personnel administratif de niveau inférieur.

Tâches

• Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions.
• Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
• Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
• Lit et analyse les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion.
• Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
• Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
• Gère et actualise l'emploi du temps des cadres.
• Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
• Prépare les ordre du jour et les convocations aux réunions (par exemple pour les comités de direction), participe aux réunions et en établit les compte-rendus.
• Effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres.
• Réalise des tâches de bureau telles que la commande de fournitures, le service de boissons ou le signalement d'incidents matériels.
• Supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.

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