Métier employé administratif

Les employés administratifs archivent des courriers, dossiers, factures et autres enregistrements, par ordre alphabétique ou numérique ou en fonction du système de classement de l'entreprise. Ils localisent immédiatement les pièces utiles et les sortent à la demande.

Tâches

• Archive les pièces utiles (documents, courriers, données médicales ou autres enregistrementsÂ…), dans des dossiers ou sur support informatique.
• Complète les dossiers et crée de nouveaux enregistrements en cas de besoin.
• Rassemble toutes les pièces qu'il importe d'enregistrer, issues par exemple de différents services ou de différents salariés.
• Examine les informations entrantes pour déterminer quand et où il importe de les classer ou archiver.
• Extrait ou classe l'information en fonction de critères tels que leur contenu, leur objectif, les besoins des utilisateurs, ou un classement chronologique ou alpha-numérique.
• Attribue des numéros ou codes d'identification pour indexer les matériaux avant leur archivage.
• Localise et extrait l'information des fichiers pour répondre aux demandes des utilisateurs légitimes, et reproduit les pièces utiles ou les enregistrements, ou prête les dossiers.
• Repère les pièces manquantes des dossiers pour s'assurer que les emprunteurs les restituent en totalité.
• Organise un archivage des matériaux (dans des fichiers, boîtes, ou par archivage électronique) selon la classification adoptée et le mode de repérage de l'information.
• Sort des fichiers les informations devenues inutiles, en fonction d'une périodicité définie.
• Réalise des tâches administratives telles que de la frappe, l'affranchissement du courrier, et l'envoi.

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